Факсимиле (от латинского facsimile - сделай подобное) - это штамп, с помощью которого воспроизводится подпись официального лица. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.
 

1. Согласно Письму МНС РФ от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи», использование факсимиле однозначно не допускается на доверенностях платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.
2.  Договор может быть подписан с использованием факсимиле, при наличии соглашения сторон об этом. Это самое соглашение должно быть подписано оригиналом подписи.

Последствия применения факсимиле

Наверняка почти каждая организация сталкивалась с ситуациями, когда срочно требовалась подпись руководства. И именно в этот момент выяснялось, что директора сегодня не будет и никто из присутствующих не наделен правом подписи. Или другой пример: начальнику приносят на подпись стопку документов, вес которой измеряется килограммами. Что же делать? В подобных ситуациях выручит факсимиле.

Что такое факсимиле

Законодательного определения понятия факсимиле нет, а потому обратимся к словарям. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В качестве оригинала может выступать рукопись, документ, подпись и т. д. Как правило, под факсимиле принято понимать клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Высококачественно выполненное факсимиле позволяет сделать оттиск подписи практически неотличимым от оригинала. Удобство же такой возможности неоспоримо: оперативность в решении проблем.

Легализуем применение

Как мы уже выяснили, закона о факсимиле нет, а, значит, при взаимодействии со своими контрагентами его использование нужно установить по взаимному согласию. То есть условие об использовании факсимиле включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.

Важно помнить, что само соглашение об использовании факсимиле необходимо подписать собственноручно.

Организуем использование

Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в каком-нибудь локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.

Ограничения для факсимиле

Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности, запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным. Это ограничение также распространяется:

• на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы
• платежные документы
• случаи оформления карточки с образцами подписей
• доверенности
• векселя

1. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ при совершении сделок Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей ("факсимиле") уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования электронно - цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи. Кроме, того Стороны позволяют использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок (спецификации, счетах - фактурах, накладных, и др.) При этом факсимильная подпись будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.
2. Однако, существуют сделки, для которых закон специально оговаривает необходимость составления отдельного документа под страхом недействительности сделки (договор продажи недвижимости, предприятия - ст. 550, 560 ГК). Кроме того, денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные сделки должны быть подписаны также главным бухгалтером юридического лица, в противном случае такие сделки считаются недействительными (ст. 7 Закона о бухучете). Для других сделок допускаются упрощенные варианты письменной формы - обмен документами посредством определенных видов связи (п. 2 ст. 434 ГК).
3. Из Письма МНС РФ от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи": "факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия".